新卒採用業務が難しい理由とは？効率化する方法を紹介

採用業務は応募者の選定、面接、内定業務など数多くの業務があり、細かい作業が非常に多いです。たくさんの学生が応募してくる企業にとっては、学生とのスケジュールの調整、面接の設定なども、手間やコストがかかる作業の1つでしょう。

採用業務は単純作業をできる限り効率化することで、手間を減らせます。採用業務を効率化することで、採用業務の本質である「より良い人材を採用する」ことに注力でき、1人ひとりの学生と向き合う時間を作れます。

『TECH OFFER』は学生と企業のミスマッチを防ぐシステムや、自動化オファーで企業に合う人材に自動的にオファーしてくれるシステムなど、採用業務を効率化するシステムが豊富です。

採用業務を効率化する秘訣を知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

新卒採用の効率化に成功した事例

新卒採用を効率化した事例として、以下の3つを紹介します。

・自動オファーによる採用業務を効率化した事例

・採用後のミスマッチを防いで採用業務を効率化した事例

・効率的な自動オファーにより学生との向き合う時間を増やした事例

それぞれを詳しく確認していきましょう。

自動オファーによる採用業務効率化【ショーワグローブ株式会社】

ショーワグローブ株式会社では、『TECH OFFER』を導入する前は、理系の学生と接触する機会が少なく、自然にエントリーを待っていても理系の学生から応募が少ないことが悩みでした。また、逆求人サイトは色々と利用していましたが、あまり応募がありませんでした。

そこで、理系学生に特化している『TECH OFFER』を導入することに。『TECH OFFER』では自動でオファーが送れるシステムがあったため、採用の工数を減らせたことが大きなメリットだったようです。

また、理系学生に特化しているため、理系学生と接する機会が増え、採用したい学生に企業側からアプローチできるようになりました。その結果、採用活動は順調に進み、企業に合う人材も見つかっています。

参考：自動オファーによる採用業務効率化！母集団の少ない機電系の学生にも効率的にアプローチ

ミスマッチを防いで採用業務の工程を減らす【フクシマガリレイ株式会社】

フクシマガリレイ株式会社では、『TECH OFFERを』導入する前は母集団形成と内定辞退率に悩んでいました。

近年は就職活動が早期化しており、学生は早い段階から取り組んでいます。そのため、企業とのスケジュールに合わないことも多く、応募する学生が少ないことが多いです。内定辞退率はコロナを機に増えており、学生と一度も対面で面接しておらず、内定を辞退されやすい状況となっています。

内定辞退は学生と企業のミスマッチが起こるケースが多いため、『TECH OFFER』はミスマッチを防ぐシステムを導入しています。『TECH OFFER』では、あらかじめ学生の専攻などを理解した上で面接をするため、事前準備をした状態からスタートできます。

最初から学生を理解した上で採用活動をするため、ミスマッチを防げる、工数を減らせるというメリットがあります。こうした中で母集団形成も順調に進み、学生と企業と両方が納得できる採用活動ができているようです。

参考：就活の変化を痛感！競争率の高い“理系人材”にミスマッチのないオファーを実現

効率的な自動オファーにより学生との向き合いに注力【四国化成工業株式会社】

四国化成工業株式会社では、『TECH OFFER』導入前は立地の関係とWEB化が進んでいないことで、理系学生にアプローチできず、企業の魅力を伝えられないという悩みを抱えていました。

『TECH OFFER』を導入した決め手は、ターゲットと研究室を紐づけてダイレクトにアプローチできるという点です。導入後は、気になる人材に自動オファーシステムでどんどんアプローチし、1人ひとりの学生と向き合う時間を確保できたようです。

参考：1年目で効果実感！効率的な自動オファーにより学生との向き合いに注力。

新卒採用の効率化を成功させるポイント

新卒採用の効率化を成功させるためには、以下の3つのポイントがあります。

・直接オファーで新しい人材にアプローチする

・自動化ツールを利用して業務の負担を減らす

・内定辞退率を下げる

それぞれを詳しく確認していきましょう。

直接オファーで欲しい人材にアプローチ

新卒採用を効率化させるためには、直接オファーで欲しい人材に直接アプローチするのがおすすめです。理系学生など専門性が高くて数が少ない人材などに直接アプローチできることで、従来の採用手法と比べて効率よく採用ができます。

直接オファーの代表的な手法は、ダイレクトリクルーティングです。ダイレクトリクルーティングは、企業が直接求職者にアプローチをして採用する手法です。企業が自社にマッチする人材を直接見つける「攻め」型の採用手法なので、優秀な人材を確保しやすいメリットがあります。

このように、新卒採用をする際に、欲しい人材に直接アプローチする手法を用いることで、効率よくかつ優秀な人材を確保できるようになるでしょう。

自動化ツールの利用で業務負担を減らす

次のポイントは、自動化ツールを利用して業務の負担を減らす方法です。

採用業務は応募者の選定から内定まで細かい作業が数多くあります。応募の受付、日程の調整、選定の結果連絡など単純だけど時間がかかる業務が多いです。これらの業務を全て採用担当者が自ら行うと効率が悪くなります。

そこでおすすめなのが自動化ツールの利用です。自動化ツールは、募集の依頼や選考のフィードバック、応募の受付、面接の日程連絡、選考の結果連絡などを全てを1つのツールで行えます。さらに、社外だけでなく社内での連絡事項もツール上でできるため、作業のスピードが上がり、効率が良くなるのがメリットです。

内定辞退率を下げる

最後のポイントは内定辞退率を下げることです。内定辞退率が高いということは、内定が決まった後に辞退する学生が多いという意味であり、また一から学生を採用をしなければならないことになります。

1人の学生に内定を出すまで、会社の説明会から書類選考、数度の面接など時間とコストをかけて採用活動をしているため、なるべく辞退を防ぎたいというのが企業の本音でしょう。

内定辞退の大きな理由の一つとしては、学生と企業のミスマッチです。内定辞退率を下げるためには、会社の理解を深められるように社内見学を入れたり、面接時には学生の志望について聞いたり、面接官は学生からも評価されている人材にする、内定後のフォローをしっかりと行うなど、対策を行いましょう。

新卒採用を効率化する方法

新卒採用を効率化するためには、以下の4つのステップがあります。

1.採用フローを作成する

2.社内のコミュニケーションを活性化させる

3.単純作業は自動化させる

4.ダイレクトリクルーティングなど新しい採用手法を取り入れる

ステップごとに詳しく確認していきましょう。

Step1.採用フローを作成する

まずは採用フローの作成です。採用フローとは採用までの流れを可視化して採用計画を明らかにすることです。

採用計画では、いつまでに、どのような人を、どれくらいの人数を採用するかを決め、それに合わせてやることを抽出します。内定までの流れをやること順に書き上げれば、計画の完成です。

採用計画があることで、採用担当者が流れを把握でき、採用活動の改善にも繋げられます。

Step2.社内コミュニケーションの活性化

2つ目は社内コミュニケーションの活性化です。新しい人材を採用するためには、社内・社外問わず、たくさんの人とやり取りをしなければいけません。

社内では採用業務について様々な共有事項があり、何か問題が起きたときにスムーズにやり取りをする必要があります。コミュニケーションを取ることで、仕事の進捗や悩みの共有、重要事項の共有などがスムーズにでき、採用業務を行う上で効率よく仕事が進められるのがメリットです。

Step3.単純作業を自動化する

3つ目は単純作業を自動化することです。先ほども説明したように、採用業務には応募者の選定、面接の日程調整、数ある連絡事項など単純な作業が多く、かつどれも時間がかかる作業が多いです。

『TECH OFFER』では自動化システムを導入しており、一つのツールで全てまとめられるメリットがあります。単純作業を自動化することで、学生と向き合う時間が増えるでしょう。

Step4.ダイレクトリクルーティングなど新しい手段を取り入れる

4つ目はダイレクトリクルーティングです。『TECH OFFER』では、気になる学生に企業が直接オファーします。学生側からの応募を待たずに、直接オファーをすることで、気になる人材に直接アプローチして採用までに繋げやすいのがメリットです。

新卒採用の効率化についてよくある質問

新卒採用の効率化はテックオファーがおすすめ

採用業務の効率化はより良い人材を採用する上で欠かせないことです。採用フローを作成して手順通りに採用活動を行う、社内のコミュニケーションの活性化などは効率化に欠かせません。また、『TECH OFFER』が導入している自動オファーもおすすめのシステムです。

『TECH OFFER』ではキーワードを軸にピンポインでトオファーができ、半自動化の運用も可能。採用業務にかかる工数が削減できるので、多くの企業で導入されています。

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