採用活動の中で対応が難しいとされている面接辞退。
「応募者が面接に来なかった」「選考中に連絡が取れなくなった」などといった経験を持っている方も多いのではないでしょうか。
面接辞退の理由さえわかえれば対策も講じられますが、理由がわからないことには対策の打ちようがありません。
結論、面接辞退は応募者に寄り添った対応が重要です。
本記事では、面接辞退の要因を企業・応募者の両側面から解説し、企業が取るべき面接辞退の予防方法を紹介しています。
ぜひ採用活動の参考にしてください。
面接辞退は増え続けている
2022年7月現在、以前より落ちついてはいるものの有効求人倍率が高く、依然として売り手市場が続いています。
応募者が内定をもらいやすい環境となっているため、企業を選べる状態です。
そのため応募者は選考のどこかの過程で「この会社ではない」と判断すると辞退してしまいます。
昨今の面接辞退はそのような理由が背景にあるのです。
参考資料:厚生労働省「一般職業紹介状況（令和4年4月分）について」
面接辞退の要因
応募者が面接辞退をする要因はいくつか考えられます。希望する職種によって細分化も可能ですが、どの職種にも共通する要因ももちろん存在します。
以下の5つが代表例です。
- 面接日程が合わない
- 仕事内容や条件が合わない
- 入社後の将来のビジョンが見えない
- 興味を持たれていない印象を受けた
- 転職をやめた
それぞれ具体的に解説します。
面接日程が合わない
応募者は効率的に就職活動を行うため、複数の企業を同時進行で応募している場合がほとんどです。そのため面接の候補日によっては他社の選考と重なり、面接辞退へと繋がる場合があります。
特に仕事をしながら転職活動を行っている場合は顕著で、面接回数が増えれば増えるほど日程の調整が難しくなり、面接辞退を招きます。
近年、面接を1度だけにしている企業が増えているのもそういった背景からです。
日程調整には注意しましょう。
仕事内容や条件が合わない
応募者が企業に求めるものは個人によって違います。条件の良さを求める人もいれば、やりがいやストレスの少なさを求める人もいます。
それらを総合的に加味した上でどこに就職するかを応募者は決めるため、仕事内容や条件が他社より魅力的でないと判断されると辞退されてしまいます。
入社後の将来のビジョンが見えない
働く目的の1つに「やりがい」があります。応募者は就職先の仕事に自分の将来像以外でやりがいを求めている場合が多くあります。
その企業に就職することでどのような仕事を任され、結果どのような成長をできるのかを具体的にイメージできるのは重要です。
それらをイメージできないと魅力的でないと判断され面接辞退へと繋がる可能性が高くなります。
興味を持たれていない印象を受けた
一次面接後に良くあるパターンとして、冷たい対応をされるというものがあります。自分に興味を持ってくれていないと受け取られるわけです。
面接は画一的な質問になりがちです。応募者は様々な企業の面接を受けているため、ある意味で耳が肥えています。同じ質問ばかりでは「ここも同じか」と判断されてすぐに辞退される可能性があります。
人間は誰しも自分に興味を持たれると嬉しいものです。面接官は応募者が気持ちよく帰れるような面接を心がけなければいけません。
転職をやめた
転職しようと思って行動していたものの、何らかの理由で転職をやめるケースもあります。
この場合、企業としてはどうすることもできません。
転職をやめる理由は様々なものがありますが、今より条件の良い企業が見つからなかったり、転職のための時間を作れなくなったりといったものがほとんどです。
面接を辞退される企業側の要因
面接を辞退された場合、応募者の都合だけではなく企業側に要因がある可能性も否定できません。意識して改善することで面接辞退の防止にも繋がるため、自社の対応に問題点がないか振り返ってみましょう。
- 自社に合った人材にアプローチできていない
- 他社より選考が遅い
- 求人広告の掲載情報が少ない
- 面接時に応募者へ寄り添えていない
- コミュニケーション不足
それぞれ具体的に解説します。
自社に合った人材にアプローチできていない
面接において重要なのは、自社が求める人材を見極めることです。ただ応募者の母数を増やせばいいわけではなく、的確に自社に合った人材へアプローチしなければなりません。
大手求人サイトなど様々な応募者が利用する場所に求人広告を出すと、場合によっては多数の応募があります。
その際、自社に合った人材へとアプローチできなければ、面接辞退へと繋がってしまいます。いかにミスマッチを防ぐかが重要です。
他社より選考が遅い
複数の企業相手に就職活動をしている応募者の場合、選考スピードが重要です。自社の都合で選考を行っていては、魅力的な人材だったとしても先に他社で採用が決まってしまい辞退される場合があります。
また他社の対応次第によっては、自社が第一志望であったとしても魅力を感じなくなる可能性もあるでしょう。
電話やメールの返信が遅いだけでも応募者は不安を抱きやすいため、連絡スピードが遅い場合は注意が必要です。
求人広告の掲載情報が少ない
求人広告の掲載情報が少ない場合、そもそも興味を持たれていないといったケースがあります。しかし一般的に求人サイトは掲載できる情報が少ないため、改善が難しいポイントではあります。
自社サイトへの遷移を考えていたとしても、何となく転職活動をしている応募者はまずそこまでたどり着きません。
求人広告に掲載している情報が少ないと魅力的に感じられないと考えて良いでしょう。
面接時に応募者へ寄り添えていない
面接は企業が応募者を見極めるのと同時に、応募者が企業を見極める場所です。そのため面接時の対応が悪ければ、それだけで次回の面接辞退へと繋がります。
特に応募者は今の環境よりも良い場所を探して応募しているため、選考時において企業をシビアに判断しています。
面接時に応募者に対して横柄な態度を取っている場合は注意しましょう。
コミュニケーション不足
応募者にとって面接官から来る連絡は、企業からの連絡と同じです。そのため連絡を疎かにしているとコミュニケーション不足に陥ります。
特に注意したいのがメールです。
メールが素っ気ないなど悪い印象を受けると、その企業自体に悪い印象を持ってしまう可能性があります。
そうなるとモチベーションが下がり、面接辞退へと繋がってしまいます。実際に送っているメールの文面を第三者が読み直すなど、工夫が必要です。
面接を辞退されないための方法9選
面接辞退は応募者・企業の両方に要因があります。応募者の都合に関しては企業としてはどうすることもできませんが、逆に企業側の要因に関しては改善することで面接辞退の予防が可能です。
特に以下の9つに関してはすぐに取りかかれることなので、一度振り返ってみましょう。
- 面接回数を減らす
- 連絡を迅速にする
- 丁寧な対応をする
- 連絡する時間を考える
- 求職者からの質問に答える
- 面接前日にリマインドする
- 魅力的な求人広告を作る
- カジュアル面談を行う
- Web面接を積極的に行う
それぞれ具体的に解説します。
面接回数を減らす
応募者は複数の企業に応募している場合が多く、スケジュールの都合がつけにくい場合がほとんどです。そのため、面接回数を減らすことは大きな効果を発揮します。
特に仕事をしながら転職活動をしている応募者には、負担軽減となります。
また面接回数を減らすことで他社よりも早い選考で内定を出せて、優秀な人材を素早く確保できるのもメリットです。
採用基TECH OFFER明確化し、1回の面接の中身を濃くしましょう。
連絡を迅速にする
書類選考から面接の日時設定まで時間が空くと、応募者の熱意を下げる可能性があります。書類選考の通過を決めた時点ですぐに連絡し、迅速に関係構築に移行しましょう。
面接日時まで押さえられると応募者がある程度の熱意を維持したまま面接へと繋げられるため、面接辞退を防ぐ効果にも期待できます。
丁寧な対応をする
実際に面接するまでは、メールや電話での対応が応募者にとって企業の印象となります。その際の対応が雑だったり簡潔すぎたりすると、良い印象を抱いてもらえず面接辞退へと繋がってしまいます。
応募者と企業は対等な立場だと自覚した上で、連絡するようにしましょう。
同様に忘れがちなのが、来社時の対応です。社員からの挨拶や受付対応も応募者は見ています。
丁寧な対応を心がけることが面接辞退防止への第一歩です。
連絡する時間を考える
業種にもよりますが、非常識な時間に連絡することは応募者にあまり良い印象を与えません。そのため連絡する時間は考えましょう。
深夜や休日などに連絡すると、こんな時間まで仕事をしているのかと応募者が感じてしまうためです。ブラック企業が忌避されている昨今、大きなマイナスとなります。
連絡はなるべく勤務時間中にしましょう。
ただし応募者が夜勤勤務の場合、日中は非常識な時間になり得ますので、事前にどの時間なら連絡して大丈夫かをヒアリングしておくことをオススメします。
求職者からの質問に答える
熱心な応募者は、面接までの間に自社について情報収集をしています。その際に生まれた疑問や不安を面接の質疑応答で訊いてくる場合が多々あります。
その場合は真摯に回答し、なるべく解消するようにしましょう。
また服装などある程度想定できる質問に関しては事前に先回りして伝えておくと、良い印象を抱いてくれる可能性があります。
質問に真摯に寄り添うことで応募者の心を掴むのです。
面接前日にリマインドする
複数の企業に応募していたり現職が忙しかったりすると、応募者が面接日を忘れている可能性があります。面接の前日にリマインドすることで面接を忘れていたという事態を防げます。
またリマインド時に連絡がつかない場合、翌日の面接に来ない可能性があると予測できるのも大きなポイントでしょう。
魅力的な求人広告を作る
求人サイトに掲載する場合、他社より目立つことは非常に大切です。求人広告でまず自社の魅力を演出します。
その際、良いことばかり書くのでは無く、仕事の難しさややりがいも一緒に書きましょう。
人は良い部分だけでなく悪い部分も見て物事を決めます。求人広告内に向いている人・向いていない人まで記載していると、応募時の参考になります。
ひいては面接辞退にも繋がるため、なるべく魅力的な求人広告を意識することをオススメします。
カジュアル面談を行う
面接だと面接官と応募者の両方が緊張してしまうため、その前にまず面談してしまう方法も効果があります。カジュアルな場所で行うことが多く、カジュアル面談とも呼ばれています。
面談の目的は、双方がリラックスした状態でお互いを知ること。業務内容や就業規則など応募者が今抱えている悩みや将来設計をヒアリングし、相互理解を深めることが目的です。
また、あえて面談とすることで心理的なハードルを下げる効果も期待できます。服装もカジュアルでOKなら、参加してもらいやすくなります。
Web面接を積極的に行う
応募者にとって面接の会場まで出向くのは大きな負担でもあります。そのため応募者の負担軽減を目的にWeb面接の実施は効果的です。
Web面接なら対面面接よりも時と場所を選ばないことに加え、遠方からの応募者も参加しやすいメリットがあります。
スケジュール調整もしやすいため、スムーズに面接を進められるでしょう。
一方で応募者によっては企業の空気感を肌で感じたいが故に対面面接を希望する方もいるため、Webと対面を選択できるようにすることが無難です。
面接辞退を防止するなら『TECH OFFER』
面接辞退には応募者・企業の両方に要因があります。
応募者の場合は、面接日程や希望条件の不一致などが考えられ、企業の場合は他社より遅い選考や応募者へ寄り添えていないなどといったことが考えられます。
面接辞退を防ぐために企業が取る方法は様々なものがありますが、大前提として自社に合う人材をマッチングできれば面接辞退を少なくできます。
『TECH OFFER』は独自のマッチングシステムを採用したオファー型の求人サービスです。面接辞退でお困りの方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
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