「採用ツールってなんだろ？」、「本当に役に立つのかな？」など、採用ツールを検討する上で様々な疑問があるでしょう。今回は、採用ツールはどのようなツールなのか、選び方や注意点、種類などを説明します。採用ツールを使うことで、採用活動が効率化し、良い人材選びに繋がるメリットがあります。この記事では、採用ツールについて詳しく説明するので、ぜひ参考にしてください。
採用ツールとは
企業が採用活動をする際に使う「採用ツール」。求職者は会社の選考へと参加し、入社する上でのコミニュケーションに使われます。
採用活動に使用するツール
採用ツールは企業の採用活動で使うツールです。従来からパンフレットや会社説明会などがあり、現在は求人サイトや採用管理システムなどITを用いたツールが使用されています。
採用ツールが必要な理由
採用ツールはなぜ使われるのでしょう。採用ツールには様々なメリットがあり、採用ツールを用いることで採用活動がしやすくなります。これから、3つの理由を説明します。
効率的に採用活動ができる
1つ目は効率的に採用活動ができることです。求人情報の作成や採用において必要な様々な情報を全て一元管理できます。情報はスマホやタブレット、パソコンで見れるので、オンラインツールを使うことで採用スピードが確実に上がるでしょう。
また、効率よく採用活動できることで、採用にかかる時間を短縮でき、優秀な人材を見つけやすいメリットが得られます。
応募者への対応がしやすい
2つ目は、応募者への対応がしやすいことです。採用活動をする上では、応募者へのメールの返信や質問への応答、面接の時間の設定など様々な面で対応しなければいけません。しかし、一人ひとりの対応は時間がかかるので非常に大変な上、人為的なミスで見落としてしまうことがあります。
採用ツールを使うことで、応募者への対応がしやすくなります。情報をまとめて保管することで、抜け漏れを防ぐことができ、メールの見落としなどのミスを防ぐことが可能です。
応募者の情報を一元管理できる
3つ目は応募者への情報を一元管理できることです。応募者の情報は全て採用ツールに入っているため、社内で情報を共有することができます。社内で共有することで情報の属人化を防ぐことが可能です。
情報が属人化されると、選考から内定のフローまで全て同じ担当者が行うことになり、スムーズに進みません。その反面、社内でデータを共有できることで、採用担当者の工数が減り、選考に集中できるようなります。
採用ツールには様々な種類があり、SNSやオンライン会社説明会などITを使った方法が多いです。これから5つの採用ツールを紹介します。
SNS
SNSはTwitter、Facebook、Instagramなどのツールを指します。近年、SNSの利用が増えており、SNSを使ってダイレクトリクルーティングを行う企業は多いです。
採用ツールとしてSNSを使うメリットはたくさんあり、無料で利用できることや、求職者をよく知れることが挙げられます。SNSは普段の生活や考え方が可視化されやすいツールなので、面接で分からない人間性や思考が知れるでしょう。
求人情報サイト
求人情報サイトは新卒や中途採用、アルバイトなど雇用形態に分かれている求人広告を載せるサイトです。求職者が求人情報を探す際は、求人情報サイトを参考にすることが多く、様々な企業が自社の情報を載せています。
求人情報サイトは、期間を決めてから求人広告を出稿して募集するシステムです。
また、求職者は他にも様々な採用ツールを使っているため、求人情報サイトは他の採用ツールと併用して利用するのがよいでしょう。
採用管理システム
採用管理システムは効率的に採用できるように作られたITシステムです。採用管理システムでは各求人サイトの応募者を一元管理できたり、検索エンジンに自社の採用情報を載せたりできます。
採用管理システムを導入することで、採用者の負担を減らせたり、効率的に採用活動を進められたりなどメリットが大きいです。
オンライン会社説明会
コロナを機に企業面接や説明会などがオンラインで行われるようになりました。オンライン会社説明会は採用ツールの一種であり、応募者は誰でも説明会に参加できます。
オンライン会社説明会のメリットは、遠方にいる人でも気軽に参加できることや、応募者がたくさん集まりやすいため、優秀な人材を見つけやすいことです。誰でも参加できる、遠方でも問題ないことで、多くの人が参加できます。
動画やパンフレット
会社を紹介する動画やパンフレットも採用ツールの一つして使われています。動画は会社の様子が伝わりやすく、日々の仕事の様子を動画に載せる会社も多いです。
応募者の多くは事前に会社の情報を集めることが多いので、動画やパンフレットがあることで会社について伝えやすくなります。
また、動画は気軽にいつでも見れるので、企業側と応募者の両方にメリットがあります。
採用ツールの選び方
採用ツールを選ぶ際は、どのように決めれば良いのか分からない人も多いです。これから採用ツールの選び方を説明します。
効率化したい採用業務はどれか
まずは、効率化したい採用業務はどれかです。採用業務といっても、求人管理や応募者管理、選考管理など色々な業務があります。
例えば、応募者管理業務を効率化したい場合は、応募者情報を一元管理できるような採用ツールを選ぶのが良いです。このように、目的にあった選び方をするのが良いでしょう。
どのようなサポートを必要とするのか
次に、どのようなサポートを必要とするのかです。システムによって様々なサポートシステムがあり、採用担当者の仕事を効率化してくれます。自社が短縮化したい業務のサポートがあるかを見極めましょう。
採用ツールの注意点
採用ツールを選ぶ際にはいくつかの注意点があります。これから、3つの注意点を説明します。
長期的な目線で考える
まずは、長期的な目線で考えることです。「今年度の採用活動に使用するだけ」など、一時的な目的で選ぶと、後で問題がでてきます。毎年の採用活動で使えるようなツールを選ぶことで、長く使えるのでおすすめです。
ターゲットに合わせて選ぶ
2つ目はターゲットに合わせて選ぶことです。例えば、オンラインを中心に応募者を集めたい場合は、オンライン説明会や動画などの採用ツールを使用することができます。他にも、応募者のことをよく知った上で採用したい場合は、SNSなどを中心に選ぶのがいいでしょう。
特に、作業を効率化したり、採用者の負担を減らしたい場合は採用管理システムを選ぶのがおすすめです。このように、ターゲットに合わせて選ぶことで、良い採用ツールに出会えます。
特徴を把握した上では選ぶ
最後は特徴を理解した上で選ぶことです。採用ツールによってそれぞれ特徴は違い、効率化できる、情報の一元管理ができる、情報を共有しやすいなど色々あります。
特徴を把握せずに選んでしまうと、自社の採用活動に合わないなど後で問題が出てくる可能性があるので、どのような採用ツールなのか、どのようなメリットがあるのかなど、しっかりと特徴を理解してから選びましょう。
まとめ:採用ツールをうまく活用しよう！
採用ツールは企業が採用活動をする上で使うツールです。採用ツールを使うことで、属人化を防ぐ、効率よく採用できる、情報の一元管理ができるなど様々なメリットがあります。
また、採用ツールには従来の求人サイトやITを使ったオンライン説明会、採用管理システムなど幅広いです。他に、応募者の考え方などを把握できるSNS、会社の様子を伝えられる動画なども使われています。
採用ツールを選ぶ際は、目的やターゲットに合ったものを選ぶ、長期的に使えるツールを選ぶ、特徴を把握した上で選ぶなど、しっかりと検討しましょう。
（参考サイト）
https://saiyo-kakaricho.com/wp/webma/introduction-of-recruitment-tool/
https://en-gage.net/content/recruiting-tools
https://www.neo-career.co.jp/humanresource/knowhow/a-contents-rpo-saiyotoolsyurui-20181019/
https://blog.mid-career-recruiting.com/cost-reduction/employment-method_csd_20201006
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