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「OJTって良く聞くけど、何？」「OJTにはどんな意味があるの？」
そのように考えている担当者は多くいます。この記事ではOJTについて解説します。
OJTは、新入社員を職場の上司や先輩が指導し、知識や技術を身につけさせる教育方法です。座学と違い、実践的なノウハウを学びます。
更に、OJTを実施する際に知っておきたい「OJTのメリット」の他、「実施手順」も紹介しています。
ぜひ人材教育に役立ててください。
OJTとは教育方法の1つ
OJTとは「On the Job Training」の略です。職場の上司や先輩が、部下や後輩に対して実際の仕事を通じて指導し、知識や技術を身につけさせる教育方法を指します。
その歴史は古く、第一次世界大戦中のアメリカで、大量の人材をいち早く教育する方法として考案された「4段階職業指導法」に端を発します。それが高度成長期に日本へ輸入され、OJTとなったのです。
OJTは新入社員教育として用いられることが多く、1人の新入社員に対して1人の先輩社員が付きます。非常に効率的な教育方法ですが、教える側の指導力が不足していると、思うような効果が得られないデメリットもあります。
そのため、OJTを実施する側の能力が問われる制度でもあるのです。
Off-JTとの違い
OJTと似ているもので、「Off-JT」があります。Off-JTは「Off the Job Training」の略で、研修など実務の場を離れて行う教育施策です。以下が該当します。
- 新入社員研修
- 管理職研修
- 個人のスキル向上のための研修
Off-JTでの知識インプットは、人材育成の面で重要です。更に、OJTと組み合わせれば、より早い知識の定着にも期待できます。
インプットした内容は、アウトプットすることで身につきます。OJTと親和性の高い手法として、覚えておくと良いでしょう。
OJTを人材教育で活用する目的
多くの企業がOJTを使って人材育成をしているのには、目的があります。中でも以下は大切です。
- 指導役の能力向上
- 受ける側の能力向上
- 不安の解消
指導役の能力向上
OJTを通して、教える側の業務や組織運営に関する見識を深められます。新入社員に教える中で、時間管理や効率化に気付きを得たり、人材育成方法を自然と身につけられたりするためです。
また、OJTが効果的に実施されていれば、周囲からの信頼を得ることにも繋がります。指導役の能力向上として、OJTを実施する意味は大きいと言えるでしょう。
受ける側の能力向上
OJTは、訓練を受ける側の能力向上も目的の1つです。社会人としての業務遂行能力を高めるのはもちろん、以下にも効果があります。
- 成長意欲の向上
- 自己表現意欲の向上
- 仕事への責任感を持たせる
- 会社への帰属意識
近年は働き方が変化しています。流動的な雇用も増えてきていることから、人材確保の面でもOJTを実施する目的は大きいと言えるでしょう。
不安の解消
OJTにコミュニケーションは不可欠です。そのため、コミュニケーションから来る不安の解消に期待できます。
新入社員や業務未経験者にとって、新しい職場は不安だらけです。慣れない仕事だけでなく、人間関係や組織風土など、理解するまで時間がかかります。
OJTならば、職場に慣れている上司や先輩と一緒に業務を学ぶため、些細な不安でもすぐに解消できます。社員との交流を通じて、慣れる速度も独学より速くなるでしょう。
早期退職に繋がりやすい不安を解消できるため、OJTをする目的は大きいと言えます。
OJTを実施するメリット
OJTは、実施すると様々なメリットを得られます。特に以下の3つは大きいものです。それぞれどのようなものか詳しく見ていきましょう。
- 1人にきめ細かく指導できる
- 研修との相乗効果に期待できる
- 効率的に即戦力を育成できる
1人にきめ細かく指導できる
OJTは原則としてマンツーマンで実施します。そのため、受ける側に合わせてきめ細かく指導できる特徴があります。例えば、以下の能力を考慮しながら教育を最適化することも可能です。
- 能力
- 個性
- 仕事の特性
これらは一人ひとり違います。個人に合った研修プログラムを実施しカスタマイズしていくことで、きめ細かく指導できます。結果、早期戦力化も可能です。
研修との相乗効果に期待できる
OJTは、新人教育とセットで実施することで、更に効果を発揮します。座学では伝えきれない学びを、実際の業務に即した形で学べるためです。両者が補完し合い、相乗効果を発揮します。
Off-JTと組み合わせるのと考え方は同じです。研修で学んだ内容をOJTに盛り込めば、更に理解度を深められます。逆も然りです。
新人教育をするのであれば、意識したいポイントでありメリットとなっています。
効率的に即戦力を育成できる
OJTは、上司や先輩社員から指導を受けながら、新人自身が試行錯誤し、実地に基づいた業務をこなします。そのため、効率的に即戦力を育成できる側面があります。
研修は座学が中心となるため、体系的な知識の習得がほとんどです。勉強と同じように、実際に活用できるまで定着させるには時間がかかります。自転車の乗り方を知っていても、実際に乗れるまでに時間がかかるのを想像すると、わかりやすいでしょう。実務経験が不可欠です。
OJTは明確な目的へ向かって、トレーニングをします。研修と比べて経験やスキルの定着力が強い特徴があります。結果として、即戦力を効率的に育成できるのです。
OJTを導入する際の手順・方法
OJTを導入する際、どのような手順・方法ですれば良いのかわからない方もいるでしょう。その際は、以下の手順がおすすめです。
- OJTの目標を決定する
- OJT全体の計画書を作る
- トレーナーとなる社員を選ぶ
- OJTを実施する
- PDCAを回す
Step1.OJTの目標を決定する
OJTを実施するにあたって大切なのが、OJTを通して達成したい目標です。目標が定まっていないと、OJT全体の進め方が不明瞭になってしまいます。そのためにも、以下は目標として必ず決めておきましょう。
- どのような知識を身につければ活躍できるのか
- どのようなスキルを身につければ活躍できるのか
自社が求める理想の人物像をまず決めてください。人事担当者で決めるのではなく、現場へのヒアリングを実施することで、現場との乖離を防げます。
理想像を決めかねる場合は、活躍している社員をモデルにすると、逆算して目標を立てやすくなるためおすすめです。
Step2.OJT全体の計画書を作る
OJTの目標が決まったら、次にOJT全体の計画書を作ります。目標を達成するために、具体的な内容やスケジュールを盛り込みます。
この時に注意したいのが、短期的な計画にしないことです。中長期的な視点で、じっくり取り組むよう意識しましょう。
おすすめなのは、以下の期間に区切ってスケジュールを立て、適宜修正を加える方法です。
- 1ヶ月
- 3ヶ月
- 半年
中間地点があることで、目標から逆算してスケジュールを変更できるようになります。細部まで固めると臨機応変に動けなくなるため、注意してください。
Step3.トレーナーとなる社員を選ぶ
計画書ができたら、次にOJTを担当するトレーナーを選びます。OJTにおいて最も重要な存在です。
OJTの成果は、トレーナーの能力や意欲に大きく影響を受けます。適任かどうかは十分に考慮しましょう。特に以下の人は選ばない方が無難です。
- 業務上の経験やスキルが不足している
- コミュニケーション能力が低い
- 目的や方針を理解できていない
OJTを任せられるだけの知識・能力が身についていないため、目的を達成できない可能性が高くなります。
Step4.OJTを実施する
計画書とトレーナーが決まったら、OJTを実施します。開始前にトレーナーと方針を確認し、新入社員の受け入れ体制を整えましょう。
後は目標や計画に沿って進めていくだけです。以下の手順が定番の方法となります。
- やってみせる（Show）
- 説明する（Tell）
- やらせてみる（Do）
- 評価・指導する（Check）
トレーナーに業務負担がのしかかる場合は、早めに調整しておくとスムーズです。
Step5.PDCAを回す
OJTは、思うように進まないことがほとんどです。時には問題が発生することもあります。
その場合は、当事者間だけで解決するのではなく、上長や人事と連携しながら軌道修正します。現場を含めて、PDCAを回すよう意識してください。
人事担当者は各部署のOJTを総合的にマネジメントする立場です。現状の状況を常に把握し、OJTを適宜アップデートしながら対応していきましょう。
OJTは担当するトレーナーの研修も大切
OJTを正しく実施するには、担当するトレーナーの能力が不可欠です。そのためにも研修の中で以下を重視してください。
- OJTの正しい取り組み方を理解する
- OJT担当者のマインドセットを変える
OJTの正しい取り組み方を理解する
OJTは場当たり的に実施しても、望むような成果を得られません。成果を出すためには、担当するトレーナーの取り組み方が重要です。
そのため、OJTで決めた目標やターゲットをトレーナーに理解してもらう必要があります。
OJTを行う前に、担当するトレーナーとの共通認識を育んでおきましょう。
OJT担当者のマインドセットを変える
OJTを担当するトレーナーは、自分の業務と並行して新人を育成しなければならないため、負担がかかります。そのため、OJT担当者のマインドセットを変えるよう意識しましょう。
適切なマインドセットをしないと、自分の業務を優先してOJTに時間を割かなくなる可能性があります。もしくは、場当たり的なOJTを実施し、形骸化する可能性もあるでしょう。
これらを防ぐためには、OJT担当者にOJTのやり甲斐や意義を伝え、マインドセットをする必要があります。
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OJTは職場の上司や先輩が、新入社員に対して行う実務的な研修です。Off-JTと組み合わせることで、能力向上や不安の解消といった様々なメリットがあります。一方で、実施の目標・計画が大切なので、綿密に立てておきましょう。
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