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「書類選考でチェックすべきポイントがわからない」「どの部分をポイントとして意識すればいいのか知りたい」
そのように考えている採用担当者は多くいます。この記事では書類選考でチェックすべきポイントについて解説しています。
書類選考でチェックするポイントを知っていれば、求職者を見極めることも容易です。書類選考をする際に知っておきたい「チェックポイント」の他、「書類選考で準備しておきたいこと」や「注意点」も紹介しています。
書類選考でチェックしておきたいポイント6選
書類選考の目的は、採用する人物を絞り込むことです。そのためには、以下のポイントをチェックしましょう。
- 求人の情報を満たしているか
- 文書作成能力があるか
- 自分の言葉で書かれているか
- 読み手へ配慮された書き方か
- 志望動機がわかりやすいか
- 自己PRが書かれているか
求人の条件を満たしているか
求人の情報を満たしているかどうかは、書類選考で真っ先に確認したい項目です。新卒学生の場合、人物像や学歴が当てはまります。自社の設定している募集要項の基準をクリアしていないのなら、通過させてはいけません。
条件を満たしていないのにも関わらず応募してくる人は多くいます。そうした層を振り落とすためにも重要です。通過させてしまうと、認識のズレが起こり内定辞退や早期退職に繋がる可能性があります。
文書作成能力があるか
文書作成能力もチェックしておきたいポイントです。特に以下は必ずチェックしましょう。
- 誤字脱字
- 日本語として読める文章
誤字脱字はもちろんですが、日本語として読める文章かどうかも大切です。ビジネスにおいて文書作成能力は必須であり、様々な場面で活用しますので、そうした際に活用できる能力を持っているかの見極めとしても使えます。
自分の言葉で書かれているか
近年はインターネット上にテンプレートが掲載されているため、全文コピーしてくる応募者もいます。自分の言葉で書かれているかは、必ずチェックしましょう。
書き方を参考にする程度なら問題ありませんが、志望動機まで丸写しだと素質を見極められません。テンプレートは抽象的に書かれているものなので、具体的でないと感じた場合はコピペを疑ってください。
読み手へ配慮された書き方か
読み手へ配慮された書き方かどうかもチェックしたいポイントです。文章は人に読まれてこそ価値があります。ビジネスマナーにも通じる部分があるので、配慮がないと仕事でも支障をきたす可能性が高くなります。例えば以下の点です。
- 内容が伝わりにくい
- 経歴が抽象的
- 一文が長い
- 長文で何を書いているのかわからない
- 専門用語（カタカナ語）を多用している
このような場合は、注意しましょう。仕事では上司や社外の人など、多くの人と接しますので、読み手に配慮された書き方がどうかは、必ずチェックしましょう。
志望動機がわかりやすいか
書類選考において、重要視している企業も多い志望動機についてもチェックします。わかりやすい志望動機かどうかは、自社の志望度を測るための判断基準となるからです。特に以下の点が見られた場合は注意しましょう。
- 志望動機の内容が抽象的
- 志望動機がしっかり書かれていない
大切なのは、自分の言葉で書いているかどうかです。志望動機が少ない文字数であっても、明確なら入社後のミスマッチが少なくて済みます。内容が薄い場合でも、試行錯誤して書いてあるなら選考を通す価値があると判断できます。
自社と会う人材かどうかを見極めるためにも、志望動機は確認しておきたい項目です。
自己PRが書かれているか
自己PRもチェックしたいポイントです。書類選考では、履歴書や職務経歴書しか判断材料がないため、大事な項目として使えます。
チェックする際に意識したいのが、どのような人物なのかを誰が見ても理解できる文章で書かれているかという点です。自分を深く理解しているほど、仕事を俯瞰的に見る能力が身についています。
書類選考で準備しておきたいこと
書類選考は何の準備もせずに臨んではいけません。自社に合った人材を見出すためにも、以下は必ず準備してください。
- 人材要件を整理しておく
- 評価ポイントを整理しておく
- 評価基準シートを作成する
人材要件を整理しておく
人材要件とは、求職者に求めるスキルと経歴を言語化したものです。書類選考をする上で、事前に人材要件を必ず整理しておきましょう。
人材要件を整理しておかないと、書類選考時にミスマッチが起こります。そのまま選考を進めてしまえば、早期退職に繋がる可能性もあるでしょう。
事前準備として、人材要件を整理することは大切です。
評価ポイントを整理しておく
書類選考でどの部分を評価するのかを決めておくことは大切です。属人化を防ぐ効果に期待できるため、評価ポイントは整理しておきましょう。
新卒採用の場合、採用後は様々な部署に人員を配置します。部署ごとに求めている人材に評価ポイントを設定することで、ミスマッチを防ぐ効果があり、選考の時間短縮も可能です。
評価ポイントの整理はメリットが大きいため、様々な部署を相談しながら決めてください。
評価基準シートを作成する
評価ポイントを決めたら、評価基準シートも一緒に作りましょう。客観的な視点で書類選考をスムーズに進められます。おすすめの評価項目は以下です。
- 文章はコピペされていないか
- 誤字脱字がないか
- 一文は長くないか
- 具体性を持って書かれているか
- 読み手に伝わりやすい文章で書かれているか
本記事で解説したチェックポイントを当てはめれば、自然と完成します。点数も設定しておくと、何点以上で合格といった形で書類選考ができます。1度作っておくと何年も使い続けられる点も魅力です。
書類選考で見極めるポイント
書類選考では、チェックする際に人材を見極めるポイントがあります。企業によって重視する項目は異なりますが、以下の2つは共通して重要です。
- ミスをシビアに評価する
- 転職の多さ
ミスをシビアに評価する
就職・転職時に提出する書類は、清書されたものです。書類選考時は、書類にミスがないかをシビアに評価する必要があります。特に見てわかる不備や誤字脱字は確認しましょう。
求職者にとって、応募書類は今後の人生に影響を与える書類です。だというのに不備や誤字脱字があると、真剣に取り組んでいない証拠となります。もし採用すれば、ビジネスの大事な場面でミスをする可能性があります。
応募書類はそれほど長い文章を書くわけではありません。ミスが1つでもあれば大きなマイナス評価とするくらいでちょうどいい文章量です。
入社後の働き方にも影響するので、シビアに評価しましょう。
転職の多さ
転職の数も書類選考時にチェックしてください。学生の場合は、アルバイトの数です。転職の数が多いほど、採用しても早期退職する可能性が高くなります。
転職する理由は人によって様々です。経験として様々な業種のアルバイトを経験している学生の場合、なぜ多くの業種で働いたのかを深掘りすると良いでしょう。思わぬ収穫を得る可能性があります。
書類選考で判断がつかない場合は、面接で確認する方法もおすすめです。
書類選考で意識したい注意点
書類選考をする際、意識しておきたい注意点があります。特に以下の2つは採用時に直面する課題ですので、念頭において採用に取り組んでください。
- 選考を長引かせない
- 求める人材がいない可能性がある
選考を長引かせない
書類選考を重視するあまり、時間をかけすぎてしまうケースがありますが、選考を長引かせてはいけません。先に書類選考を終わらせた他社に優秀な人材を採用されてしまう可能性があるためです。
求職者は複数の企業に同時に申し込んでいるので、採用はスピード勝負です。優秀な人材を確保するためにも、書類選考のスピードは意識しましょう。
あまり時間をかけすぎると、悪い評判に繋がる可能性もあります。特別な理由がない限りは、長引かせないように心がけてください。
求める人材がいない可能性がある
就活市場に自社の求める人材がいない可能性も考慮しましょう。例えば以下の場合で起こります。
- 求めるスキルが希少
- 最先端のスキルを求めている
- 候補者の母数が少ない
このようなケースだと、書類選考でなかなか人材を見つけられません。採用したい場合は、特化型のナビサイトやダイレクトリクルーティングを使うなど、使用媒体を変更する必要があります。
特にダイレクトリクルーティングは、登録者の属性を細かく絞れるため、希少であっても見つけられる可能性が高くなります。母集団形成としても大いに活躍してくれるので、書類選考で見つけられない場合は採用ツールを見直してみましょう。
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書類選考では、チェックしておきたいポイントがいくつもあります。細かい部分にはなりますが、採用後のミスマッチを引き起こす可能性もあるため、シビアに評価しなければいけません。
選考時には事前に評価するポイントを決めておくことも大切です。選考の属人化を防ぎ、公平かつスピーディーに判断できます。近年は選考にもスピード感を求められるため、優秀な人材を逃さないためにも意識しましょう。
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