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コミュニケーションの大切さは理解しているものの、社内でどのように活性化していけば良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に近年は、コロナ禍の影響や各種ハラスメント防止の観点から、社員同士の距離を縮めることが、より難しくなっています。
本記事では、社内コミュニケーションを活性化させる方法や成功事例について詳しく解説します。今すぐ簡単に導入できるアイデアもご紹介しますので、ぜひご覧ください。
社内コミュニケーションとは
引用：社内コミュニケーションに関するアンケート2022｜HR総研
社内コミュニケーションとは、文字通り企業の中で行われる情報交換のことです。同じ部署のメンバーはもちろんのこと、経営層や他部署の先輩・後輩など、部門や世代を超えたやりとりも社内コミュニケーションに含まれます。
上記のグラフは、HR総研が人事担当者に「社内コミュニケーションに課題があるか」を調査した結果です。この調査では、コミュニケーションの課題が「大いにあると思う」「ややあると思う」と答えた企業が73%にのぼりました。多くの企業が、社内コミュニケーションについて何らかの課題を抱えていることが分かります。
社内コミュニケーションを活性化させるメリット
社内コミュニケーションを活性化させると、次のようなメリットがあります。
- 情報共有による生産性の向上
- 社員のモチベーション向上
- 離職の防止
それぞれ詳しく見てみましょう。
情報共有による生産性の向上
コミュニケーションが活性化されると、必要な情報がタイムリーに得られるため、生産性が向上します。
例えば「取引先の担当者が変わるかもしれない」「来年から新しいシステムになるらしい」など、事前情報があればそれに応じた準備ができます。また、普段からコミュニケーションの取れているチームでは、誰かが困っているときに素早く協力体制を敷くことも可能です。
このように、情報共有ができているとムダな作業が減り、仕事がスムーズになるのがメリットです。
社員のモチベーション向上
社内のコミュニケーションが活発だと、社員一人ひとりのモチベーションも向上します。コミュニケーションが不十分な職場では、その仕事にどんな背景があるのか、何のためにやっているのかなどが理解されず、社員は「やらされている」という意識になりがちです。
一方、コミュニケーションが活発な職場では、仕事の目的や背景が理解されやすくなります。これにより「もっとこうした方が良いのではないか」「これもやってみたらどうか」と、主体的に取り組めるようになるのがメリットです。
離職の防止
近年のさまざまな研究で、コミュニケーションは職場の「心理的安全性」を高め、離職を防止する効果があることが分かってきました。心理的安全性とは、集団や組織の中で個人が不安を感じることなく、安心して自分の個性や能力を発揮できる状態のことです。
職場のコミュニケーションをしっかり取ることで「自分の居場所がある」「もし失敗しても仲間が助けてくれる」という安心感が生まれ、離職が防止できます。
社内コミュニケーションを活性化させる方法4選
ここからは、社内コミュニケーションを活性化させる具体的な方法を4つご紹介します。
- フリーアドレス制の導入
- Web会議の実施
- ミーティングスペースやリフレッシュスペースの確保
- 社内イベントやサークル活動の実施
簡単に取り入れられるものもあるので、ぜひ参考にしてください。
フリーアドレス制の導入
コミュニケーションの活性化には、フリーアドレス制の導入が有効です。フリーアドレス制とは、社員一人ひとりの固定席を設けずに、オフィス内の空いている席を自由に選んで仕事をする形態のことを言います。部署や役職に関係なく、偶然近くの席に座ったことで話すきっかけができるのがメリットです。
Web会議の実施
Web会議も、社内コミュニケーションを活性化させるのに有効です。最近はチャットのように気軽にメッセージをやりとりできるツールも普及しましたが、Web会議なら相手の顔が見えますし、ちょっとした雑談から新しいアイデアが生まれる可能性もあります。また、録画機能を使えば会議に参加できなかった人に情報を共有することが可能です。
ミーティングスペースやリフレッシュスペースの確保
ミーティングスペースやリフレッシュスペースが充実していると、社内コミュニケーションが活性化します。ミーティングスペースは、通常の会議室とは別に、いつでも誰でも使える状態にしておくのがポイントです。バーテーブルを置いて立ち話ができるようにしたり、ソファを置いたりするのも良いでしょう。
また、リフレッシュスペースは、食事や休憩でリラックスする場所なので、自然と会話も生まれやすくなります。企業によっては、ハンモックや卓球台、お酒を提供できるバーなどユニークなものを揃えているところもあるようです。まずは手軽なところで、コーヒーマシンや置きお菓子から始めてみてはいかがでしょうか。
社内イベントやサークル活動の実施
社内イベントやサークル活動を取り入れるのも、コミュニケーションを活性化する方法の1つです。役職や部署の垣根を越えた交流が生まれやすくなります。ただし、休日や時間外でイベントへの参加を強制してしまうと、かえって社員の士気を下げてしまう可能性もあります。いろいろな立場の人に配慮しながら企画することが大切です。
社内コミュニケーションの活性化に成功した事例
ここでは、社内コミュニケーションの活性化に成功した事例をご紹介します。
- サミット株式会社
- 株式会社資生堂
- 株式会社メルカリ
サミット株式会社
サミット株式会社は、スーパーマーケットチェーンを展開する企業です。同社では、新入社員の研修にパラスポーツ競技の「ボッチャ」を取り入れました。
ボッチャは、目印となるボールに最も近い位置にボールを投げるという団体競技で、性別や運動経験に関係なく楽しめるのが特徴です。チームの戦略が勝敗を左右するため、新入社員同士の交流を深めるのに役立ったということです。
参考：チームビルディング研修の事例 | JTB 法人サービス
株式会社資生堂
株式会社資生堂は、国内トップの化粧品メーカーです。同社では、若手社員が上司のメンターになる「リバースメンター制度」という取り組みをしています。
リバースメンター制度では、ITやデジタル領域の知識を、若手社員が役員や管理職にレクチャーします。これにより、ベテラン社員のITリテラシーが向上するだけでなく、普段とは逆の立場を経験することで、相互理解が深まったそうです。
参考：リバースメンター制度が資生堂にもたらした変化とは? | TECH+
株式会社メルカリ
株式会社メルカリは、フリマアプリを運営する企業です。同社には、社内コミュニケーションを促進するために、ランチ代の補助制度が4種類もあります。
具体的には、新入社員と役員が交流するための「ウェルカムランチ」、他部署と交流するためにメンバーがランダムに選ばれる「シャッフルランチ」などです。この制度は月間で300件も利用されるほど浸透したそうです。
採用活動からコミュニケーションを深めるなら『TECH OFFER』
社内コミュニケーションを活性化させると、生産性やモチベーションの向上、離職の防止などにつながります。新卒採用においても、選考過程での離脱や内定辞退、早期離職を防止するためには、採用活動の段階から学生とコミュニケーションを深めることが欠かせません。
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